Digitale Antragstellung mit dem „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“

Über das „Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg“ sind folgende baurechtliche Anträge und Anzeigen digital möglich:

Der baurechtliche Antrag kann von der Bauherrin bzw. von dem Bauherrn (Anleitung zur Antragstellung für die Bauherrschaft (PDF,1,6 MB)) oder auch von der Planverfasserin bzw. von dem Planverfasser (Anleitung zur Antragstellung für den Entwurfsverfassende (PDF,1,8 MB)) eingereicht werden. Im „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“ können die Planverfasserinnen und Planverfasser, die Bauherrschaft und alle weiteren Beteiligten zusammenarbeiten, kommunizieren und die Unterlagen für einen Bauantrag vorbereiten.

Nachdem der Antrag online hochgeladen wurde, wird das Landratsamt allerdings immer nur noch mit der Person, die den Bauantrag eingereicht hat, kommunizieren können. Das bedeutet: Die Person, die den Antrag im „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“ abgeschickt hat, ist die einzige Ansprechperson für das Landratsamt. Nur sie erhält alle Nachrichten über die Online-Plattform und kann darauf auch antworten.

Deshalb kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, dass nicht die Planverfasserin oder der Planverfasser, sondern die Bauherrin oder der Bauherr den Bauantrag digital einreicht.

Ja, im digitalen Antragsverfahren gibt es mindestens zwei wichtige Rollen, die in der Regel durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden: die Entwurfsverfassenden (zum Beispiel Architektinnen und Architekten) und die Freizeichnenden (Personen, die den Antrag freigeben). Damit alle am digitalen Antrag mitarbeiten können, müssen sie sich über das BUND-ID-Konto oder das Unternehmenskonto im „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“ anmelden können.

Die Bund-ID wird für die private Bauherrin oder den privaten Bauherrn also auch benötigt, wenn der Bauantrag durch eine bevollmächtigte Planverfasserin oder einen bevollmächtigten Planverfasser eingereicht wird, da die Bauherrschaft den Bauantrag offiziell freizeichnen muss.

Wenn Sie noch nicht die entsprechenden Zugänge haben, müssen Sie diese zunächst beantragen. Das machen Sie online – passende Anleitungen finden Sie hier: Anleitung BundID für Privatpersonen (PDF,1,8 MB) und Anleitung Unternehmenskonto für Unternehmen (PDF,1,5 MB).

Für die Beantragung einer BUND-ID mit einem ELSTER-Zertifikat benötigen Sie Ihre persönliche, 11-stellige Identifikationsnummer. Diese finden Sie beispielsweise auf Ihrem Einkommensteuerbescheid oder auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung.

Wenn Sie ein Unternehmenskonto beantragen möchten, halten Sie bitte Ihre aktuelle Steuernummer bereit –  die Steuer-ID allein reicht hierfür nicht aus.

Den Zugangs-Code für Ihr ELSTER-Zertifikat bekommen Sie per Post zugeschickt. Das kann bis zu 14 Tage dauern. Diese Vorlaufzeit sollten Sie vor Ihrer ersten Antragstellung einplanen.

Privatpersonen, die sich mit dem Online-Ausweis für das BUND-ID-Konto registrieren möchten, müssen möglicherweise erst die Online-Ausweisfunktion im Bürgerbüro Ihrer Gemeinde freischalten lassen.

Sobald Sie Ihren digitalen Antrag über die Online-Plattform einreichen, hat das Landratsamt Zugriff auf Ihre Antragsdokumente und -informationen. Zuvor sehen nur Sie und die am Vorgang digital beteiligten Nutzenden Ihre Antragsdaten.

Wenn eine Vertreterin oder ein Vertreter, zum Beispiel Ihre Entwurfsverfasserin oder Ihr Entwurfsverfasser, den Bauantrag für Sie über das „Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg“ einreicht, benötigt diese Person dafür eine (Muster-)Vollmacht für die Entwurfsverfasserin und den Entwurfsverfasser zur Wahrnehmung der verfahrensrechtlichen Angelegenheiten (ohne Gewähr) (PDF,94 KB). Diese Vollmacht muss auch die Berechtigung enthalten, dass die Vertreterin oder der Vertreter offizielle Post für Sie entgegennehmen darf (= Zustellungsbevollmächtigung). Bitte laden Sie die ausgefüllte Vollmacht im Bereich „Sonstiges“ hoch.

Dasselbe gilt für Bauherrengemeinschaften. Als Gemeinschaft haben Sie gegenüber der Baurechtsbehörde eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestimmen, hierfür ist ebenfalls eine (Muster-)Vollmacht für die Vertreterbestellung bei Bauherrengemeinschaften (ohne Gewähr) (PDF,210 KB) vorzulegen.

Haben sich Ihre Adressdaten in den letzten Monaten geändert? Dann überprüfen Sie bitte, ob Ihre aktuellen Daten bereits in Ihrem ELSTER-Konto hinterlegt sind. Falls das nicht der Fall sein sollte, lassen Sie Ihre Daten aktualisieren. Privatpersonen wenden sich dazu an das Einwohnermeldeamt, Unternehmen an das Finanzamt. Die Änderung kann einige Wochen dauern.

Für die digitale Antragstellung ist es zwar nicht zwingend notwendig, dass die Adresse im ELSTER-Konto aktuell ist, dennoch sollten Sie Ihre Angaben immer auf dem neuesten Stand halten.

In Ihrem ELSTER-Zertifikat können Sie außerdem eine E-Mail-Adresse angeben. Bitte prüfen Sie regelmäßig, ob diese E-Mail-Adresse noch stimmt, und ändern Sie diese bei Bedarf online.

Es gibt eine zentrale Supportstelle des Ministeriums für Landesentwicklung und Wohnen Baden-Württemberg, die bei Fragen und Problemen unterstützt. Diese erreichen Sie über die Eröffnung eines Supporttickets im „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“.

Das Ministerium arbeitet kontinuierlich daran, das „Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg“ benutzerfreundlich zu gestalten und Feedback aus der Praxis zu berücksichtigen. Da das „Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg“ nicht vom Landratsamt Heilbronn bereitgestellt wird, ist eine Beratung bei technischen Schwierigkeiten nur eingeschränkt möglich.

Einige Funktionalitäten im „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“ setzen eine aktuelle Browser-Version voraus. Insbesondere auf Apple-Geräten funktioniert die Antragstellung nur mit der aktuellsten Version von Safari oder einem anderen Browser.

Das System führt Sie Schritt für Schritt durch den Antragsprozess.

Ihre Dateneingabe wird automatisch gespeichert, sobald Sie in das nächste Feld klicken. Das gilt auch für den Upload von Dokumenten: Sobald Ihre Dateien hochgeladen sind, werden diese automatisch gespeichert – Sie müssen nichts extra bestätigen.

Bitte achten Sie darauf, in jedem Schritt alle erforderlichen Daten und Dokumente vollständig hochzuladen. Nur so können Sie den Antrag abschließen und einreichen. Mit der Vollständigkeit der Dokumente können Nachforderungen des Landratsamtes vermieden werden.

Bitte benennen Sie die Dateien entsprechend den Vorgaben für das Einreichen von baurechtlichen Anträgen in digitaler Form (PDF,81 KB). Die Dateinamen dürfen nicht länger als 25 Zeichen sein. Verwenden Sie keine Umlaute (ö, ä, ü). Benennen Sie die Pläne/Dokumente einzeln nach folgenden Vorgaben: 

[Ordnungszahl]_[Tag].[Monat].[Jahr]_[Bezeichnung].pdf.

Alle digitalen Dokumente, die Sie einreichen, müssen im „Portable Document Format Archivable“ (= PDF/A-Format) eingereicht werden. Bitte prüfen Sie vor dem Hochladen, ob Ihre Dateien als PDF/A vorliegen.

Wenn Sie Dokumente in einem anderen Dateiformat einreichen, werden diese im PDF/A-Format nachgefordert.

Nur Dokumente im PDF/A-Format sind für eine Langzeitarchivierung geeignet und gesetzlich für die elektronische Übermittlung zugelassen.

Laden Sie alle Dokumente als Einzeldateien hoch: 

Laden Sie bitte die einzelnen Dokumente – auch wenn diese inhaltlich zusammenhängen – getrennt voneinander hoch.

Laden Sie alle Dokumente in Leserichtung hoch und achten Sie auf den korrekten Maßstab: 

Speichern Sie die Dokumente in Leserichtung ab. Das erleichtert die Bearbeitung der Dokumente. Planunterlagen können außerdem nur dann bearbeitet werden, wenn der korrekte Maßstab angegeben ist.

Schränken Sie die Bearbeitungsrechte Ihrer Dateien nicht ein: 

Sind die Rechte auf Ihre Dokumente für eine vollständige Bearbeitung eingeschränkt, kann es im Laufe der Antragsbearbeitung zu Nachforderungen von digitalen Dokumenten kommen.

Integrieren Sie keine Verlinkungen in Ihren digitalen Dokumenten: 

Aus Sicherheitsgründen akzeptiert das Landratsamt keine Dokumente, die auf externe Inhalte verweisen (z. B. Verlinkungen auf Internet-Adressen). Dokumente mit Hyperlinks werden vom Landratsamt gelöscht und führen zu einer Nachforderung.

Bitte beachten Sie, dass pro Nachricht nur 5 Dokumente verschickt werden können. Wenn Sie mehr als 5 Dokumente nachreichen möchten, können Sie diese als zusätzliche Nachrichten übermitteln.